Timewise Desktop se

Timewise Desktop

Timewise Performing Arts Management är huvudnamnet på vårt kraftfulla verktyg för planering av konstnärliga produktioner. Programmet förser dig med de bästa verktygen för att kunna hantera all planering inklusive tidrapportering inom din organisation. Systemet är uppbyggt kring ett antal moduler.

Här kan du läsa lite kort om varje modul som finns i systemet. Alla moduler ihop utgör helheten för system men vissa kan användas oberoende av varandra.

Organisation

Inom organisationsmodulen definierar all personal med adresser, telefon, anhöriga, utbildningar, kompetenser och meriter. Du kan dessutom skapa en egen personinfo som du kan använda för din personal. Personinfo kan i princip vara vadsomhelst som du har nytta av i din planering.

Du kan skapa ett organisationsträd där du kan strukturera din personal med hjälp av anställningarna.

Du kan även skapa en lista med externa kontakter med olika inställningar som du kan använda dig av i bokningarna. Kontakterna kan sedan användas vid turnéplaneringen.

Inom modulen finner du verktyg som exempelvis hjälper att dig på ledig personal inom en viss period. Du hittar även verktyg för att söka på meriter som exempelvis vilka personer har spelat en viss roll eller vilka uppgifter en viss person har haft.

Produktion

Produktionsmodulen spelar en central roll i hela programmet. Här skapas i stort all planering som sedan kan användas på olika sätt i planeringen.

Du kan skapa mallar inom modulen för att förenkla ditt arbete vid skapande av olika produktioner. Men välbyggda mallar kan du minska arbetet rejält.

Produktionerna är flexibla och versatila vilka kan användas för stora som små teater-, opera-, balettproduktioner. Du kan även använda för tv-produktioner, gästspel, uthyrningar, möten med mera.

Du kan även länka produktioner med varandra vilket förenklar arbetet när du skapar arrangement som består av flera produktioner som vid exempelvis festivaler.

Du har tillgång till viktig funktionalitet i modulen som bland annat:

Du kan sätta regler för hur arbetstider skall skapas utifrån dina bokningar, detta medför att du kan få ett schemaförslag.
Du kan länka olika aktiviteter med varandra och på så sätt skapa flera bokningar när du skapar en. Länkningen innebär även att vissa typer av ändringar påverkar alla länkade bokningar, därmed behöver du inte missa att ändra fler bokningar vid ändringar i planeringen.
Du har tillgång till konfliktkontroll för att minimera konflikterna i planeringen.
Du kan skapa bokningar med tillhörande detaljbokningar och du kan jobba i kalendrar, listor, vyer och Gantt scheman.
Du kan sätta behörigheter på produktion och därmed kunna styra vilka som får se och arbeta med dem, därmed kan du arbeta med långtidsplaneringen utan att behöva oroa dig att obehöriga för åtkomst till produktionerna.
Du kan även hemlighålla namn på artister i planeringen.
Du kan arbeta med beredskap i planeringen.
Du kan arbeta med avancerad scenindelning av din produktion.

Resurser

Inom resursmodulen kan du samla alla sina platser, scener, salar, rum och annat som kan ha behov av i din planering. Du har tillgång till varje resurs kalender inom modulen.

Du kan bestämma regler för hantering av konflikter exempelvis om du inte vill tillåta att en och samma resurs bokas av två olika bokningar samtidigt.

Har du scener som tillåter olika konfigurationer med antal olika platser kan du hantera detta för varje resurs och därmed koppla exempelvis en produktion med en viss konfiguration av en scen vilket förenklar exempelvis hanteringen av abonnemangserier eller ha bättre kontroll över antalet tillgängliga platser för biljetförsäljningen.

Du kan styra via behörighetsystemet vilka som får boka en resurs om du har sådana behov.

Vyer

Vyerna av vårt kraftfulla verktyg för att kunna skapa olika planeringsvyer. Du kan skapa olika kombinationer som passar ditt eget eller din personals behov. Det finns specialiserade vyer som öppna och flexibla. Bland vyerna återfinns följande två specifika vyer:

Kombivyn – I denna vy kan du skapa en vy där du kan kombinera resurser, produktioner, aktiviteter, personer och lag, dessutom kan du filtrera fram informationen eller visa på olika sätt allt för att skapa den vyn som du behöver.
Schemavyn – här har vi samlat all funktionalitet för att förenkla och ge dig kraftfulla verktyg för din arbetstidsplanering. Du kan bland annat verifiera ditt schema mot utvalda regler för att kontrollera om du bryter mot dessa eller inte, ha kontroll över de totala planerade arbetstiderna, skapa förslag på arbetstidsplanering baserat på produktionsbokningar med mera…

Simulering

Om du har behov att ändra redan lagd planering men är osäker på hur ändringarna skall ske och du vill ha flera alternativ att studera, kan simulering vara till stor hjälp.

Här kan du skapa en simulering baserad på den perioden du vill ändra eller vilka produktioner som skall beröras eller kombinera ihop dessa. Du kan skapa flera simuleringsalternativ och när beslut är taget över vilken av dessa skall gälla kopieras simuleringen över till originalplanering. Eller varför inte simulera den framtida planeringen.

Du har flera verktyg till hands som exempelvis frysa befintlig planeringen under simuleringsperioden för att undvika konflikter, ändringar etc.…

Abonnemang

Denna modul är till för de som säljer abonnemang kan du skapa dessa här. Du kan skapa egna definitioner på abonnemangen som exempelvis, veckoabonnemang, tema eller något annat beroende på dina behov.

Avtal & regler

Inom denna modul har vi samlat alla verktyg som du behöver för att kunna skapa avtal med regler som du sedan kan använda för att tolka de tidrapporter som skapas av systemet.

Avtalen möjliggör kopplingen mellan produktionsplaneringen och tidrapportering därmed kan du dra nytta av all nedlagd tid på att planera dina produktioner genom att få tidrapporter för din personal baserad på just din produktionsplanering. Detta gäller naturligtvis endast den personal som kan fullt eller delvis planeras via produktionerna.

Abonnemang

Rapporter

Systemet innehåller ett stort antal standardrapporter och vissa speciella rapporter, dessa återfinns i denna modul. Rapporterna är uppdelade i fyra kategorier:

Planeringsrapporter – Planeringsöversikter av olika slag, rapportutskrift av vyerna, statistik över planering och personal, kalendarium med mera hittar du inom denna kategori av rapporter.
Produktionsrapporter – Här har vi samlat olika rapporter som har en eller flera produktion som huvudurval. Rapporterna kan exempelvis vara repetitionsschema, rollista eller en telefonlista.
Personalrapporter – Vill du ta ut en rapport med adress och telefon för utvald personal eller ett fotoalbum, hittar du dem bland personalrapporterna.
Tidrapportering – Här hittar du ett antal rapporter inom tidrapporteringen, exempelvis lönekörningsrapporten, tidrapporten eller olika listor som anställningslistor. Här kan du även ta ut sammanställningar som exempelvis över frånvaro.